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Um dos grandes transtornos quando o assunto é o espaço físico de clínicas e consultórios médicos é o armazenamento de prontuários impressos em papel.

 

Como a legislação específica da área médica exige o armazenamento seguro destes documentos por, no mínimo, 20 anos, um grande esforço é feito para arquivar inúmeros prontuários com segurança e integridade – uma vez que, vale lembrar, estes documentos também precisam ser utilizados no dia a dia.

 

Há muitos anos, os médicos e gestores estudavam novas formas de lidar com os arquivos de prontuários da melhor maneira possível, facilitando a consulta destes e garantindo o armazenamento ideal.

 

Assim, hoje é possível afirmar: a melhor forma de lidar com os prontuários em papel é dando fim a eles.

 

A afirmação parece drástica, mas é a solução ideal para clínicas médicas de todos os portes: substituir os defasados prontuários impressos em papel por suas versões digitais, os chamados prontuários eletrônicos dos pacientes – ou PEPs.

 

O PEP é a versão digital do prontuário convencional, portanto, apresenta-se como a alternativa mais moderna existente para as clínicas médicas de todo porte.

 

O prontuário eletrônico surge para substituir os convencionais, em papel, tornando o processo burocrático mais fácil e ainda mais seguro.

 

Para fazer uso do PEP, é preciso emitir um certificado digital que confere autenticidade ao documento. No Brasil, qualquer documento eletrônico deve possuir este certificado, a fim de também evitar fraudes e intrusões.

 

Vale ressaltar que a simples digitalização dos prontuários não é suficiente para torná-los arquivos com validade legal.

 

De acordo com a Resolução CFM Nº 1821/2007, é através da assinatura digital que o prontuário passa a não necessitar mais de cópias impressas para ser armazenado (por 20 anos), já que o procedimento torna a versão digital juridicamente legal.

 

Além do certificado digital, consequentemente, é preciso armazenar os PEPs em um software de armazenamento específico, que ofereça tanto a possibilidade da assinatura digital, quanto sigilo total dos documentos arquivados.

 

O certificado digital funciona, então, como um “código” de segurança que é lido pelo software.

 

Apesar de não ser uma determinação legal, a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde, entidade ligada ao Conselho Federal de Medicina, ainda recomenda que o programa utilizado seja certificado pelo próprio órgão.

 

Segundo o SBIS, esta “é a garantia que o sistema realmente atende a todos os requisitos obrigatórios da Certificação SBIS-CFM, o que junto com a certificação digital, é pré-requisito fundamental para um sistema de prontuário paperless. Além disso, esses sistemas possuem maior qualidade e uma melhor estrutura de informações.”

 

Aliando a segurança de um software de armazenamento de PEPs confiável à assinatura digital, o médico pode passar a arquivar seus prontuários na nuvem, isto é, no ambiente digital.

 

Além de poupar espaço e reduzir drasticamente os riscos de perdas, danos e ilegibilidade dos documentos, os PEPs ainda facilitam a gestão das clínicas e consultórios médicos, isso porque o sistema dos softwares permite a rápida consulta dos prontuários – somente por pessoas autorizadas e portadoras de login e senha do sistema.

 

Dessa forma, o médico e sua equipe não ganham apenas no arquivamento e no sigilo dos prontuários, mas, também, na agilidade e no ganho de tempo com consultas e novos pacientes.

 

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